هوشمندسازی کامل فرآیندهای حوزه معاونت بهره‌وری املاک و اراضی آستان قدس رضوی

به گزارش آستان نیوز، «آرشیو دیجیتال» عنوان پروژه‌ای است که توسط این معاونت در راستای صیانت از حقوق موقوفه، شفاف‌سازی فرآیندهای کاری املاک و همچنین ارائه خدمات به صورت غیر حضوری پی‌ریزی و اجرا شده است.

یکی از مسئولیت‌های معاونت بهره‌وری املاک و اراضی آستان قدس رضوی، صیانت اراضی موقوفه است، موضوعی که رابطه مستقیمی با نیات واقفان دارد و درصورت عدم حفظ این اراضی، موقوفات مورد سوء استفاده قرار خواهد گرفت.

این موضوع علاوه‌بر ایجاد مسئولیت در قبال واقفان، مسئولیت مهم دیگری را در قبال مستاجران فعلی قطعات بر دوش آستان قدس رضوی قرار داده، از همین رو خدمت‌رسانی به مستاجران و انجام امور اداری مربوط به آن‌ها در سریع‌ترین زمان و ساده‌ترین شکل، از اهمیت بالایی برخوردار است.

ارائه خدمات به صورت الکترونیکی

در گذشته مستاجران آستان قدس رضوی برای دریافت خدمات اداری باید ابتدا به بخش بایگانی معاونت املاک و اراضی مراجعه می‌کردند تا سابقه پرونده به کارشناسان مربوطه ارسال شود. این موضوع مستلزم صرف زمان بود و از طرفی تداوم مراجعه به سوابق می‌توانست به اسناد درون آن آسیب وارد کند و یا آن‌ها را از بین ببرد.

یکی از مزایای اجرای پروژه آرشیو دیجیتال، حذف این پروسه است؛ بدین صورت که در صورت مراجعه مستاجران به معاونت املاک و اراضی، کارشناس مربوطه با بهره‌مندی از سابقه دیجیتال و با سرعت بیشتری، می‌تواند پاسخگوی مستاجران باشد، ضمن این‌که با حذف تردد سوابق، کیفیت فیزیکی اسناد هم حفظ می‌شود.

مدیر خدمات الکترونیک معاونت بهره‌وری املاک و اراضی با اشاره به لزوم اجرای پروژه آرشیو دیجیتال اظهار کرد: با گستردگی شهرها و مشکلات تردد برای مراجعه حضوری مستاجران، ارائه خدمات به صورت الکترونیکی نقش موثری در تسهیل و سرعت بخشی در انجام امور اداری آن‌ها دارد.

یحیی باقری گفت: کارشناس املاک و اراضی در گذشته پس از دریافت سابقه فیزیکی پرونده، می‌بایست برای تهیه گزارش و یا پاسخگویی به ارباب رجوع، تمامی برگه‌های پرونده را مطالعه می‌کرد تا بتواند به نتیجه مورد نظر دست یابد.

او افزود: در صورتی که در پرونده دیجیتال، هر یک از اسناد موجود در سابقه برای سهولت دسترسی کارشناس مربوطه، دسته‌بندی شده است، به عنوان مثال کارشناس به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن می‌تواند به سند مالکیت یک پرونده و یا اسناد هویتی، کروکی و نقشه و... دسترسی داشته باشد.

مدیر پروژه آرشیو دیجیتال املاک و اراضی آستان قدس رضوی، لاغرسازی سوابق را یکی دیگر از مزیت‌های اجرای این طرح دانست و تصریح کرد: هدف از این امر تشکیل سوابق برای هر یک از واحدهای یک بلوک ساختمانی به منظور کاهش حجم سابقه اصلی و مادر است.

او ادامه داد: اجرای تفکیک و لاغرسازی در سوابق فیزیکی، مستلزم صرف زمان و هزینه بالایی بود اما اجرای همین امر در سابقه دیجیتال، هزینه بسیار پایین‌تری دارد.

باقری افزود: با توجه به تفکیک و لاغرسازی سوابق، تعداد اسناد موجود در پرونده اصلی و مادر نیز کاسته و متعاقباٌ سرعت پاسخگویی به ارباب رجوعان کاهش داده می‌شود.

صیانت از حقوق موقوفه

او با تاکید بر اهمیت حفاظت از اسناد مربوط به اراضی به منظور صیانت از حقوق موقوفه اظهار کرد: در پرونده مربوط به هر قطعه، تمامی اسناد مربوط به آن موجود است که می‌تواند اسناد مالکیتی، نقشه و کروکی، اسناد هویتی مستاجر، مکاتبات مربوطه و... باشد.

باقری ادامه داد: در صورتی که هر یک از اسناد موجود در سوابق، حذف و یا در آن‌ها تغییری اعمال شود، می‌تواند حقوق موقوفه را به چالش بکشد، از همین رو صیانت از اسناد موقوفه از اهمیتی هم تراز با حفظ و حراست از اراضی برخوردار است.

او آرشیو دیجیتال را یکی از کاربردی ترین اقدامات در راستای صیانت از اسناد موقوفه دانست و گفت: با توجه به حجم بالای اسناد در مشهد و همچنین اداره‌های املاک و اراضی در سراسر کشور، اجرای پروژه آرشیو دیجیتال با مشکلات بسیاری در حوزه‌هایی از جمله دریافت مجوز اجرای طرح، تامین فضای مناسب برای استقرار تیم اجرا، تامین دوربین مدار بسته برای مکان‌های مذکور، نظارت بر روند اجرا، پاسخگویی به ارباب رجوع حین اجرای پروژه و.... همراه بود.

باقری ادامه داد: از ابتدای سال 1402 برای ارائه خدمات به مستاجران، دیگر نیاز به پرونده فیزیکی نیست و پاسخگویی به ارباب رجوع از طریق پرونده دیجیتال صورت می‌گیرد.