به گزارش آستان نیوز، از ابتدای تأسیس کتابخانه در بارگاه ملکوتی امام هشتم(ع) در دوره صفویه، بخشی به نگهداری اسناد وقف‌نامه‌های مربوط به حرم مطهر رضوی و تشكيلات اداري این آستان مقدس اختصاص داده شده بود، از این رو اداره اسناد از جمله ادارات سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی با پیشینه تاریخی کهن است که قدمت قدیمی‌ترین سند آرشیو آن به قرن ششم قمری برمی‌گردد و بیش از دو دهه است که در قالب مرکزی مستقل فعالیت می‌کند. در گفت‌وگو با دکتر الهه محبوب رئیس اداره اسناد آستان قدس رضوی به بررسی سابقه و مهمترین دستاوردهای این اداره به ویژه در سال جاری پرداختیم که خلاصه آن را در ادامه می‌خوانید.
 

سابقه اداره اسناد
بررسی تاریخچه کتابخانه حرم مطهر حضرت رضا(ع) نشان می‌دهد که در سال‌های ابتدای دهه 60 شمسی، تمام اسناد تاریخی موجود در حرم مطهر اعم از اسناد تشکیلات اداری و وقف‌نامه‌ها و...، در تالار «آرشيو اسناد و خراسان» بخش آرشيو مطبوعات و اسناد در زیرمجموعه اداره اسناد و مخطوطات کتابخانه نگهداری می‌شده است. در سال 1374، اقداماتی برای شناسايی و ايجاد روش‌های علمی به منظور فهرست و ثبت اسناد با جذب نيروهای کارشناس انجام شده که در نهایت به تشکیل مرکزی مستقل در حوزه اسناد در مهرماه 1376 در این آستان ملکوتی منجر می‌شود. اداره اسناد آستان قدس رضوی نخست با 3 بخش؛ ارزشيابي اسناد، نمايه‌سازی و تاريخ شفاهي و همچنین پژوهش، فعالیت خود را در طبقه منهای یک ساختمان کتابخانه حرم مطهر آغاز می‌کند، اما در اواخر سال 1376، بخش آرشيو مطبوعات نیز به بخش‌های آن اضافه می‌شود. سرانجام در سال 1381، با انتقال فضاي اداري از ساختمان كتابخانه به ساختمانی واقع در دوربرگردان بست شيخ طبرسي حرم مطهر رضوی که امروزه تحت عنوان سازمان علمی و فرهنگی آستان قدس رضوی شناخته می‌شود، اداره اسناد و مطبوعات نيز به مديريت امور اسناد و مطبوعات در ذیل سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی ارتقا می‌یابد که در حال حاضر در قالب دو اداره مجزای اسناد و مطبوعات فعالیت می‌کند. 
 

نگهداری 13 ميليون برگ سند 
در حال حاضر اداره اسناد آستان قدس رضوی در شش بخش اصلی وظیفه گردآوری، طبقه‌بندی، ارزشیابی، نگهداری، فهرست‌نویسی، نمایه‌سازی، ارائه خدمات به محققان، اطلاع‌رسانی و انجام فعالیت‌های پژوهشی با استفاده از اسناد موجود، جمع‌آوری اطلاعات و منابع شفاهی و آداب و رسوم از طریق مصاحبه و ماندگاری اماکن تاریخی با تهیه فیلم و عکس و نگهداری آن‌ها را برعهده دارد. این اداره در طول فعالیتش به عنوان مرکزی مستقل توانسته میزان اسناد مكتوب اعم از اسناد اداري، احكام و فرامين و... و اسناد غيرمكتوب همچون نوارهاي ويدئويي‌، كاست، كارتريج، مُهر، عكس و... موجود در آرشیو خود را از طریق جمع‌آوری اسناد تولیدی در آستان قدس، اهدا، وقف و خریداری به بیش از 13 ميليون برگ سند بیفزاید. در این میان، 60 هزار برگ سند دوره صفویه آن ثبت حافظه جهانی یونسکو و 30 هزار برگ سند دوره افشاریه و حدود 6 هزار برگ سند مسجد گوهرشاد آن نیز ثبت حافظه ملی یونسکو شده است. 
 

دستاوردهای علمی و پژوهشی 
پژوهش اسنادی و انتشار کتاب، یکی دیگر از اقدامات مهمی است که اداره اسناد آستان قدس رضوی در طول فعالیت خود از سال 1376 همواره مورد توجه قرار داده چنان‌که حدود 30 عنوان کتاب پژوهشی به همت این اداره تاکنون روانه بازار نشر شده است. به طور مثال می‌توان از انتشار «مجموعه مقالات انقلاب مشهد»، «نقاشان ابنیه آستان قدس؛ از صفوی تا قاجار» و «گزیده اسناد نظامی ایران در دوره قاجار» در سال جاری نام برد. همچنین اداره اسناد از سال 1379 در حوزه انتشار مقالات علمی در قالب کتاب نیز فعال بوده و تاکنون پنج شماره از کتاب «دفتر اسناد» را به صورت موضوعی منتشر کرده است که در نهایت این کتاب به مجله «پژوهشنامه مطالعات اسنادی و آرشیوی» تبدیل شد و چهار شماره از آن به چاپ رسید. از سال 1401 نیز این مجله در قالب «دوفصلنامه مطالعات اسنادی و آرشیوی» تهیه می‌شود که شماره دو و سه آن امسال تدوین و منتشر شد. البته امیدواریم بتوانیم درجه علمی- پژوهشی نیز برای آن دریافت کنیم.
برپایی کارگاه‌های آموزشی، نشست‌های تخصصی و مشارکت در برگزاری برنامه سه‌شنبه ‌های علمی و فرهنگی آستان قدس رضوی با محوریت رونمایی و معرفی مجموعه اسناد ارزشمند گنجینه رضوی، از دیگر اقدامات علمی و پژوهشی این اداره به شمار می‌آید. 
 

منتخبی از اقدامات سال جاری
همانطور که گفته شد، جذب اسناد مکتوب و غیرمکتوب از مهمترین فعالیت‌های اداره اسناد آستان قدس رضوی است که امسال نیز همچون سال‌های گذشته دنبال شد به طوری‌که در 9 ماهه نخست سال جاری، بیش از 465 هزار و 800 برگ سند از مؤسسات وابسته به مجموعه آستان قدس رضوی به آرشیو این اداره منتقل شد. همچنین افزون بر 6 هزار و 850 برگ سند و عکس از طریق اهدا و 958 برگ سند و عکس نیز از طریق خریداری، جذب شد.
همچنین این اداره به منظور حفظ اسناد تاریخی و خدمات‌رسانی آسان‌تر به پژوهشگران، از این اسناد نسخه پشتیبان و الکترونیک تهیه می‌کند چنان‌که تاکنون از افزون بر 4 میلیون سند موجود در گنجینه رضوی پس از طی فرآیندهای فهرست‌نویسی، ثبت و ورود اطلاعات به نرم‌افزار، نسخه الکترونیک تهیه شده است. به طور مثال، از ابتدای سال 1402 تا پایان آذرماه، نسخه پشتیبان از 30 هزار برگ سند و 30 هزار عکس تهیه شده است. همچنین در این مدت، 29 حلقه فیلم 8 میلیمتری و 2 هزار ساعت نوار دي.وي.كم و وي.اچ. اس به فرمت استاندارد ديجيتال تبديل شد. 
علاوه‌بر این، اداره اسناد به دانشجویان و پژوهشگران داخل و خارج از کشور به صورت حضوری و غیرحضوری خدمات‌رسانی می‌کند که خدمات غیرحضوری آن از طریق کتابخانه دیجیتال آستان قدس رضوی ارائه می‌شود. در این راستا در طول 9 ماهه ابتدای امسال، بیش از صد هزار برگ سند و 50 مورد خدمات مشاوره‌ای در حوزه اسناد به محققان ارائه شد. تهیه و انتشار محتواهای جذاب از اسناد تاریخی در بستر فضای مجازی، از دیگر خدمات این اداره در حوزه اطلاع‌رسانی به اهل علم و پژوهش است.