هوش مصنوعی ابزاری کارآمد برای آرشیو بهتر اسناد الکترونیکی است

به گزارش آستان نیوز، در آستانه 19 اردیبشهت ماه، روز اسناد ملی و میراث مکتوب، با مشارکت سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور و سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، صبح امروز، نشستی تخصصی با موضوع «نقاط بحران خیز در آرشیو با نگاهی به ویژگی‌های اسناد مکتوب و غیرمکتوب»، در در مشهد برگزار شد.

لزوم پردازش داده ها برای تبدیل آنها به اطلاعات اسناد الکترونیکی
حمید ژیان‌پور، کارشناس شناسایی، فهرست‌نویسی و دیجیتال‌سازی سازمان اسناد و کتابخانه‌های آستان قدس رضوی، در این نشست، اظهار کرد: اسناد الکترونیکی باعث ایجاد ارزش افزوده در نگهداری اسناد می‌شود و این کارکرد با هوش مصنوعی، کاربرد بیشتری در دنیای امروز پیدا می‌کند.
وی با اشاره به اینکه، ساختار اسناد الکترونیکی در داده اطلاعات و مدرک بسیار ضروری است، یادآور شد: درک و شناخت این موضوع، باعث ارتقای کیفیت آثار در محتوای اسناد الکترونیکی و منجر به سرعت استفاده از هوش مصنوعی و ایجاد ارزش افزوده، می‌شود.
این کارشناس شناسایی، فهرست‌نویسی و دیجیتال‌سازی سازمان اسناد و کتابخانه های آستان قدس رضوی، تاکید کرد: در اسناد الکترونیکی اگر داده‌های موجود پردازش نشود، به اطلاعات تبدیل نمی‌شود؛ در غیر این صورت، پردازش داده‌ها علاوه بر اینکه تبدیل به اطلاعات و محتوای اسناد الکترونیکی شده، تبدیل به یک مستند نیز می‌شود، این مستند در آرشیو و حفظ اسناد الکترونیکی، بسیار اهمیت دارد.
به گفته ژیان‌پور، اسناد الکترونیکی تا زمانی قابل استفاده هستند که بتوان از این اسناد استفاده کرد و بتواند چشم‌اندازی را برای آینده و منابع موثری برای درک از گذشته، برایمان ایجاد کند. 
وی با اشاره به سیاست‌های برخی از مراکز حفظ اسناد محرمانه در کشورهای اروپایی، تصریح کرد: هرسندی که ایجاد و نگهداری می شود واجد حفظ دائم است و برای افراد یک جامعه بسیار مهم هستند، زیرا این اسناد، مستندی برای آیندگان، هستند.

جایگاه متفاوت اسناد الکترونیکی با مدل سنتی این اسناد
این کارشناس شناسایی، فهرست نویسی و دیجیتال سازی سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور با اشاره به اینکه فراداده اسناد الکترونیکی، باید در سامانه الکترونیکی مراکز مختلف و نظام اداری قابل استفاده و کیفیت باشد، تا بتواند منظور و هدفی را به واسطه این اسناد برای نظام اداری در پی داشته باشد، گفت: این امر نیازمند تدوین ساختار و تعریف جزئیات مشخص توسط مراکز نگهداری اسناد است، اینجاست که چشم انداز روشنی در این مراکز برای آیندگان، ترسیم می شود.
وی افزود: جایگاه اسناد الکترونیکی با مدل سنتی این اسناد باهم متفاوت است، شما نمی‌توانید این دو مدل اسناد را در یک بخش و باهم نگهداری کنید، با این وجود ساختار اصلی اسناد الکترونیکی، اسناد سنتی است.
ژیان پور با تاکید بر اینکه تجارب افرادی که در آرشیو و طبقه‌بندی اسناد سنتی فعالیت دارند را نباید نادیده گرفت، یادآور شد: آنها به یک درک و تجربه غیرقابل وصفی نسبت به آرشیو سیستم سنتی اسناد پیدا کردند که بسیار گران بها و ارزشمند است.
ژیان‌پور با بیان اینکه، شیوه‌های نگهداری اسناد سنتی مربوط به اسناد فیزیکی و فیلم‌هاست، تاکید کرد: در بخش انتشار، اسناد الکترونیکی دارای ماهیت گسترش یافتگی بوده و علت، آن تحت وب بودنش، است.

اسناد الکترونیکی تحت وب 

 این کارشناس شناسایی، فهرست‌نویسی و دیجیتال‌سازی سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور، ادامه داد: در بسیاری از کشورها، اسناد الکترونیکی را تحت وب قرار می‌دهند، زیرا این حجم بالا از اطلاعات الکترونیکی، قابل حفظ و نگهداری نیست، ضمن اینکه به این علت که بتوانند از دزدیده شدن و کپی اسناد الکترونیکی جلوگیری کنند، هر کدام از این اسناد را با یک کد مشخص هماهنگ‌سازی می‌کنند، این کار باعث می‌شود، در صورت هر گونه تخلف، می‌توانند اقدامات قانونی آن را، پیگیری کنند.
این کارشناس شناسایی، فهرست‌نویسی و دیجیتال‌سازی سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور، بیان کرد: فراتر از آگاهی، در حفظ اسناد الکترونیکی با کمک هوش مصنوعی به ابزارهایی نیاز داریم که بتوانیم مواد خام را، تبدیل به اطلاعات کند، این ابزارها می‌تواند به نوعی مکانیسم‌هایی باشد که با رویکرد فلسفی به اسناد الکترونیکی نگاه کند، در مرحله بعد بتواند تحلیل محتوا در این اسناد را با محوریت بازشناسایی تاریخی، انجام دهد.
وی، اضافه کرد: بازشناسایی تا ریخی نوعی از آرشیو مفهومی است که به ارتقای کیفی اسناد کمک کرده، باعث عینیت بخشیدن و ارائه هویت این اسناد، کمک می‌کند.
ژیان پور با اشاره به اینکه عوامل مختلفی باعث ایجاد بحران در آرشیو اسناد محسوب می شود، یادآور شد: ضعف در محتوای اسناد، نیروی انسانی بی انگیزه و غیرکارشناس و .‌.. از جمله این عوامل است.
شایان ذکر است، این نشست به همت سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور و  سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی در محل سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه شرق کشور، واقع در بولوار وکیل آباد،انجام شد.