دانش و تجربه، سرمایه پنهان آستان قدس رضوی است

به گزارش آستان‌نیوز، دکتر مرتضی رجوعی، در آیین اختتامیه نخستین رویداد «با تجربه» که در سالن شهید فخری زاده دانشگاه بین‌المللی امام رضا (ع) برگزار شد، با اشاره به هم‌زمانی این رویداد با هفته پژوهش، اظهار کرد: انتقال تجربه‌های سازمانی نوعی پژوهش عملی و میدانی است و برگزاری این رویداد در چنین ایامی، انتخابی دقیق و معنا‌دار بود.

معاون طرح و برنامه آستان قدس رضوی با بیان اینکه دانش و تجربه از مهم‌ترین سرمایه‌های پنهان سازمان‌ها محسوب می‌شوند، تصریح کرد: منابع ملموس مانند تجهیزات و نیروی انسانی به‌راحتی قابل مشاهده و مدیریت هستند، اما سرمایه‌های ناملموس از جمله دانش، تجربه و سرمایه مهارتی، نیازمند سازوکار‌های ویژه برای شناسایی، ثبت و بهره‌برداری هستند و در میان آنها، دانش و تجربه از اهمیت بالاتری برخوردارند.

وی ادامه داد: در سال‌های گذشته اقداماتی پراکنده در حوزه مدیریت دانش در آستان قدس رضوی انجام شده بود، اما رویداد «باتجربه» نخستین گام جدی برای ایجاد یک رویکرد متمرکز، سامانه‌ای و منسجم در حوزه انتقال تجربه‌های سازمانی به‌شمار می‌رود.

مدیریت دانش، اولویت راهبردی در برنامه سه‌ساله دوم

دکتر رجوعی با اشاره به برنامه سه‌ساله دوم معاونت طرح و برنامه، خاطرنشان کرد: سرمایه‌گذاری بر مدیریت دانش و انتقال تجربه‌های برتر، یکی از اولویت‌های راهبردی در این برنامه است و تلاش داریم این ظرفیت بزرگ را به‌صورت ساختاریافته در خدمت تعالی سازمان قرار دهیم.

وی با بیان اینکه آستان قدس رضوی به‌دلیل گستره وسیع فعالیت‌ها، ظرفیت بالایی در حوزه انتقال تجربه دارد، افزود: در نخستین دوره این رویداد، برای ارزیابی میزان مشارکت، موضوع خاصی تعیین نشد و تمامی حوزه‌های عمومی آستان مورد توجه قرار گرفت.

معاون طرح و برنامه آستان قدس رضوی با ارائه آماری از میزان مشارکت مدیران در این رویداد، گفت:

در این رویداد، حدود ۳۵۰ تجربه مدیریتی با مشارکت ۵۱۵ نفر از مدیران و سرپرستان به دبیرخانه ارسال شد که آمار بسیار قابل توجهی است.

وی افزود: بیشترین میزان مشارکت مربوط به حرم مطهر رضوی به میزان ۸۳ درصد بوده و این موضوع نشان می‌دهد همکاران آمادگی بالایی برای انتقال و اشتراک‌گذاری تجربیات خود دارند.

وی افزود: وظیفه ما در معاونت طرح و برنامه، ایجاد بستر مناسب برای این انتقال است و تلاش داریم تا این مهم به‌صورت سیستمی محقق شود.

دکتر رجوعی با اشاره به رویکرد آینده رویداد «باتجربه»، عنوان کرد: انتقال تجربه‌ها باید به‌صورت هدفمند و مناسبتی، به‌ویژه در سه مقطع کلیدی آستان قدس رضوی شامل ایام نوروز، دهه کرامت و روز‌های پایانی ماه صفر دنبال شود، چرا که این مقاطع، مهم‌ترین فعالیت‌های عملیاتی آستان به‌شمار می‌آیند و مورد تأکید تولیت آستان قدس رضوی نیز هستند.

بهره‌وری و نوآوری، محور‌های جدید انتقال تجربه

وی با اشاره به اقدام‌های جدید آستان قدس رضوی در حوزه بهره‌وری، گفت: برای نخستین‌بار، چرخه مدیریت بهره‌وری به‌صورت منسجم در مجموعه آستان قدس رضوی در حال ساماندهی است و امیدواریم تا پایان سال، شاخص‌های بهره‌وری در حوزه‌هایی مانند نیروی انسانی، سرمایه، منابع مالی و انرژی ارائه شود.

معاون طرح و برنامه آستان قدس رضوی، تصریح کرد: تجربیات مرتبط با ارتقای بهره‌وری و همچنین نوآوری و ابتکار عمل در بخش‌های مختلف آستان، ظرفیت مناسبی برای برگزاری دوره‌های آینده رویداد «باتجربه» فراهم می‌کند.

دکتر رجوعی با تأکید بر نقش محوری مدیریت دانش گفت: هدف ما این است که دانش، تجربه و مهارت موجود نه‌تنها در مدیران ارشد و میانی، بلکه در همه سطوح کارکنان آستان قدس رضوی شناسایی، مستندسازی و منتشر شود.

ارتقای عملکرد سازمانی با ثبت تجربه‌ها

محمد جواد کنویسی، مدیر توسعه و تحول معاونت طرح و برنامه آستان قدس رضوی هم، در این آیین با تأکید بر ضرورت مستندسازی دانش ضمنی مدیران، ثبت تجربه‌ها را شرط جلوگیری از تکرار خطا‌ها و ارتقای عملکرد سازمانی برشمرد.

وی با اشاره به ضرورت مدیریت دانش و ثبت تجربیات در مدیریت سازمانی، تصریح کرد: تکرار اشتباهات، دوباره‌کاری‌ها و از نو اختراع کردن فرایندها، از آسیب‌های جدی سازمان‌هاست، آسیبی که مانع بهره‌گیری نسل‌های بعدی از اندوخته‌های تجربی پیشینیان می‌شود.

مدیر توسعه و تحول آستان قدس رضوی با اشاره به بررسی‌های انجام‌شده در حوزه مدیریت دانش گفت: مطالعه تجربه سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ بین‌المللی نشان می‌دهد که آنها ثبت و تحلیل تجربه‌ها، به‌ویژه تجربه‌های ناموفق را به یک فرایند الزام‌آور تبدیل کرده‌اند.

رویداد «با تجربه»، کاتالیزور فرهنگ‌سازی سازمانی

کنویسی با اشاره به آیین‌نامه ثبت تجربه‌ها در آستان قدس رضوی خاطرنشان کرد: اگرچه این آیین‌نامه پیش‌تر تدوین شده بود، اما برای عملیاتی شدن آن، نیاز جدی به ادبیات‌سازی، گفتمان‌سازی و فرهنگ‌سازی وجود داشت، به‌ویژه در میان مدیرانی که تجربیات آنها از عمق و جامعیت بالاتری برخوردار است.

وی تأکید کرد: رویداد «با تجربه» با همین هدف طراحی شد تا به‌عنوان یک موتور محرک، انگیزه مدیران برای ثبت تجربه‌ها را افزایش دهد و این فرایند را از حالت فردی به یک جریان سازمانی تبدیل کند.

کنویسی اظهار کرد: بیشترین تجربیات ثبت‌شده به بهبود فرایند‌های سازمانی با ۸۲ درصد اختصاص دارد. پس از آن، بهره‌وری، صرفه‌جویی، بهبود ارتباط با مخاطبان و ارتقای کیفیت محصولات و خدمات در رتبه‌های بعدی قرار دارند.

تدوین «کتابچه با تجربه»

وی با تشریح مراحل داوری تجربیات گفت: پس از تعیین شاخص‌ها با مشارکت حوزه‌ها، بررسی اولیه انجام شد و تجربیات در قالب کارگروه‌های تخصصی مورد ارزیابی نهایی قرار گرفت.

وی افزود: در نهایت، ۲۴ تجربه برتر انتخاب و برای نخستین‌بار در قالب «کتابچه با تجربه» تدوین شد. کتابچه‌ای که نقطه آغاز مستندسازی دانش ضمنی مدیران آستان قدس رضوی است و در آینده به سامانه جامع ثبت تجربه‌ها متصل خواهد شد.

وی با اشاره به ارزیابی درون‌سازمانی رویداد گفت: میزان مشارکت حوزه‌های عمرانی و فناوری اطلاعات کمتر از انتظار بود که این موضوع نشان می‌دهد مدل دریافت تجربه‌ها در این حوزه‌ها نیازمند بازطراحی است.

کنویسی افزود: در برنامه‌های آینده، ثبت تجربه‌ها به‌صورت مناسبت‌محور، به‌ویژه در رویداد‌های گسترده‌ای مانند دهه پایانی صفر و دهه کرامت رضوی در دستور کار قرار خواهد گرفت.

مدیر توسعه و تحول معاونت طرح و برنامه با ارائه آماری هشداردهنده گفت: در حال حاضر، حدود ۳۰۰ نفر از کارکنان آستان قدس رضوی با بیش از ۲۵ سال سابقه خدمت در آستانه بازنشستگی قرار دارند و در صورت عدم ثبت نظام‌مند تجربه‌های آنان، بخش مهمی از سرمایه دانشی سازمان، از دست خواهد رفت.