مستندسازی استاندارد، بهره‌وری در حرم رضوی را افزایش می‌دهد

دکتر غلامحسین رادمرد قدیری، عضو هیئت علمی دانشگاه فردوسی در حاشیه برگزاری کارگاه تخصصی «تکنیک‌های نوشتن درخواست برنده (RFP)» در گفت‌و‌گو با خبرنگار آستان‌نیوز با اشاره به مفهوم «درخواست پیشنهاد» افزود: این سند، چارچوبی استاندارد برای تبیین نیازها، الزامات فنی و معیار‌های ارزیابی پروژه‌هاست و نقش مهمی در انتخاب منصفانه پیمانکار، کنترل هزینه‌ها و مدیریت زمان دارد.

تبدیل نیاز‌های کلی به درخواست‌های استاندارد

دکتر رادمرد، با تأکید بر ضرورت برگزاری این دوره گفت: در مجموعه‌ای گسترده مانند حرم مطهر رضوی، هرگونه ابهام در درخواست‌های اداری می‌تواند به دوباره‌کاری، اتلاف منابع و کاهش کیفیت خدمات منجر شود. ازاین‌رو، هدف این کارگاه، تبدیل نیاز‌های کلی و سلیقه‌ای به مستندات دقیق، فنی و قابل ارزیابی بود تا مدیران بتوانند پیشنهاد‌های دریافتی را بر اساس شاخص‌های مشخص، بررسی کنند.

آموزشی مبتنی بر تجربه‌های واقعی

وی درباره شیوه اجرای این کارگاه اظهار کرد: این دوره بر پایه آموزش تعاملی طراحی شد و هر یک از شرکت‌کنندگان، یکی از مسائل یا پروژه‌های واقعی حوزه کاری خود را به کارگاه آوردند. مدیران ضمن تکمیل فرم استاندارد RFP، با طرح پرسش‌ها و رفع ابهام‌ها، اصول تدوین درخواست‌های حرفه‌ای را به‌صورت عملی تمرین کردند.

به گفته دکتر رادمرد، در ادامه فرم‌های تهیه‌شده میان شرکت‌کنندگان جابه‌جا شد تا هر فرد در جایگاه پیمانکار، درخواست همکار خود را ارزیابی و نقاط مبهم یا قابل اصلاح را شناسایی کند؛ رویکردی که به شناخت دقیق‌تر ابعاد مستندسازی و نگارش درخواست‌های فنی کمک کرد.

گامی در مسیر مدیریت دانش‌محور

وی با اشاره به بازخورد‌های دریافت‌شده از شرکت‌کنندگان گفت: مدیران حاضر در این دوره معتقد بودند پیش از این، بخش قابل توجهی از زمان جلسات صرف رفع ابهام‌های ناشی از درخواست‌های غیراستاندارد می‌شد، اما این کارگاه نگاه آنان را نسبت به نگارش حرفه‌ای RFP تغییر داد.

دکتر رادمرد، تدوین فرم استاندارد RFP را مهم‌ترین دستاورد این دوره دانست و افزود: استفاده از این الگو، علاوه بر افزایش سرعت اجرای فرآیندها، شفافیت مالی و فنی را ارتقا می‌دهد و زمینه تصمیم‌گیری دقیق‌تر، مدیریت دانش‌محور و بهره‌گیری بهینه از منابع را در مجموعه حرم مطهر رضوی فراهم می‌کند؛ مسیری که در نهایت به ارتقای کیفیت خدمت‌رسانی به زائران حضرت رضا (ع) خواهد انجامید.

گفتنی است، این دوره با حضور حدود ۲۰ نفر از مدیران و رؤسای ادارات حرم مطهر رضوی و با هدف ارتقای مهارت مدیران در تدوین درخواست‌های فنی استاندارد برگزار شد تا فرآیند‌های تصمیم‌گیری و اجرای پروژه‌ها با دقت و شفافیت بیشتری، دنبال شود.